Phenquestions
Mengatur pertemuan tim adalah tugas yang sulit, terutama ketika penyelenggara menemukan tidak ada waktu yang baik ketika semua orang dapat bertemu. Masalahnya bagaimanapun, dapat diminimalkan sampai batas tertentu melalui Outlook fitur yang baru diluncurkan bernama Usulkan Waktu Baru. Pengguna yang menjalankan versi Desktop Microsoft Outlook mungkin akrab dengan fitur ini. Ini adalah fitur yang memungkinkan peserta memeriksa kapan semua orang, termasuk diri mereka sendiri, bebas sehingga rapat dapat diatur dengan mudah dan tanpa banyak kerumitan oleh penyelenggara.
Yang harus dilakukan oleh para peserta adalah menolak dengan sopan waktu yang diusulkan untuk rapat dan menyarankan waktu lain yang sesuai untuk dipertimbangkan oleh penyelenggara rapat meeting. Penyelenggara kemudian dapat menerima proposal waktu baru terbaik dan dengan cepat menjadwal ulang rapat.
Cara kerja fitur Usulkan Waktu Baru di Outlook
Pertama, penyelenggara rapat mengirim permintaan ke semua peserta. Setelah menerima permintaan pertemuan, peserta dapat menemukan berbagai opsi (Tentatif, Tolak, dan Usulkan Waktu Baru) yang tercantum di samping tombol 'Terima' biasa di bawah bagian 'Surat'.
Jika ada konflik mengenai waktu yang diusulkan untuk rapat. Seorang peserta cukup mengklik tombol Usulkan Waktu Baru pada undangan atau pada acara kalender itu sendiri.
Setelah selesai, ia menemukan 3 pilihan yang ditampilkan:
- Terima dan usulkan waktu baru
- Tentatif dan usulkan waktu baru
- Tolak dan usulkan waktu baru.
Setelah Anda memilih salah satu dari tiga opsi Usulkan Waktu Baru, tampilan sederhana dari asisten penjadwalan akan terbuka.
Di sana Anda dapat mengisi detail yang sesuai dan menekan tombol 'OK'. Tindakan tersebut langsung menampilkan pesan email baru, yang secara otomatis ditujukan ke penyelenggara, dengan proposal waktu baru. Anda juga mendapatkan opsi untuk menambahkan penerima, selain penyelenggara.
Saat penyelenggara rapat menerima email dari peserta yang mengusulkan waktu baru, pemberitahuan muncul di undangan yang menunjukkan bahwa waktu baru telah diusulkan untuk undangan rapat yang dikirim lebih awal.
Jika penyelenggara menerima perubahan yang disarankan, ia mengedit acara. Asisten penjadwalan di sana memungkinkan dia melihat waktu rapat saat ini bersama dengan semua proposal waktu baru yang dia terima dari semua peserta.
Ini menyederhanakan baginya tugas untuk menemukan, membandingkan opsi, dan memilih salah satu yang paling cocok untuk semua orang.
Setelah waktu baru dipilih untuk rapat, penyelenggara dapat mengirim undangan yang diperbarui ke semua peserta.
Sumber.
